4. Organización

A continuación se explicará la segunda etapa del proceso administrativo: ORGANIZACION, aquí se analizará desde el concepto, importancia, principios, y las etapas.

4.1 Concepto e importancia de la Organización

Concepto de Organización :


Es el establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.


Importancia:

• Es de carácter continuo. 
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. 
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente. 
• Evita la lentitud en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. 
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

4.2 Principios de la Organización

1. Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa, al organizar la finalidad es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo.

2. Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.Mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3. Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. 

4. Unidad de mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y los subordinados no deberán reportar a más de un superior, ya que puede ocasionar fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia.

5. Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

6. Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente.

4.3 Etapas de Organización

Las etapas de la organización son:

a) División del trabajo

b) Coordinación

a) División del trabajo:

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

• Jerarquización: es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acurdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

• Departamentalización: a la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Los tipos de departamentalización son los siguientes: 

1. Funcional

2.  Por productos

3. Geográfica o por territorios

4. Clientes

5. Por equipo o proceso

6.   Secuencia

• Descripción de funciones, actividades y obligaciones: Después de haber establecido los niveles jerárquicos y departamentos de la empresa, es necesario definir las labores y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades de trabajo o puestos de los distintos departamentos de la organización. Estas descripciones se realizan a través de las técnicas de análisis de puestos y carta de distribución de trabajo. 

b) Coordinación

Es la sincronización de los recursos y esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y consecución de los objetivos.

4.4 Tipología de la Organización

La tipología se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de las estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. Los tipos de organización más usuales son los que se muestran en la siguiente imagen: 

4.5 Técnicas de Organización

La siguiente presentación describe las cinco técnicas de la organización.